Dateitypen in Jira Cloud einschränken: Was geht und was nicht

Warum Jira Cloud keine Dateitypen einschränkt

Der Wunsch ist nicht neu. Unter JRACLOUD-61024 („Allowlist and Blocklist attachment type in Jira“) haben Kunden genau diese Funktion bei Atlassian angefragt. Am 31. Juli 2024 hat Atlassian das Ticket als „Won't Fix“ geschlossen: Andere Vorschläge hätten Vorrang. Mit einer eingebauten Lösung ist also auf absehbare Zeit nicht zu rechnen.

Was ohne App möglich ist

Anhänge über Berechtigungen ganz abschalten

Im Permission Scheme legt die Berechtigung „Create Attachments“ fest, wer Dateien anhängen darf. Entziehst du sie, kann im betroffenen Projekt niemand mehr etwas anhängen, auch keine harmlosen Dateien. Es gibt nur ganz oder gar nicht. Für Teams, die mit Screenshots, Angeboten oder Logdateien arbeiten, ist das selten eine Option.

Anhänge per Automation löschen

Mit Jira Automation kannst du eine Regel bauen, die bei neuen Anhängen den Dateinamen mit einem regulären Ausdruck prüft und passende Dateien löscht. Atlassian beschreibt dieses Vorgehen selbst in der Knowledge Base . In der Praxis hat es Grenzen:

• Die Regel sieht nur den Dateinamen. Eine umbenannte Datei, etwa eine .exe mit der Endung .pdf, kommt durch.

• Gelöscht ist gelöscht. Atlassian weist ausdrücklich darauf hin, dass gelöschte Anhänge nicht wiederhergestellt werden können. Einen Zwischenschritt mit Freigabe gibt es nicht.

• Die Muster sind reguläre Ausdrücke, die sorgfältig getestet und gepflegt werden müssen.

• Einen Hinweis am Work Item und einen Nachweis, warum eine Datei verschwunden ist, musst du selbst ergänzen.

Was eine gute Regel für Dateitypen leisten sollte

Aus unseren Jira-Projekten kennen wir die Anforderungen, die immer wieder auftauchen:

• Drei Stufen statt Ja oder Nein: erlaubt, erst nach Freigabe, blockiert.

• Eine Regel für die ganze Site, mit Ausnahmen für einzelne Spaces.

• Eine Prüfung direkt nach dem Upload.

• Nachvollziehbarkeit: ein Hinweis am Work Item und ein Protokoll, wer wann welche Datei hochgeladen hat.

• Ein Blick auf den Inhalt der Datei, nicht nur auf die Endung.

• Ein klarer Hinweis im Kundenportal, welche Dateien Kunden senden dürfen.

So löst REGULIT das

Weil uns diese Lücke in Kundenprojekten immer wieder begegnet ist, haben wir bei MESKRU eine eigene App dafür gebaut: REGULIT , eine Forge-App für Jira Cloud und Jira Service Management.

• Jeder Dateityp bekommt eine Kategorie: Allowed, Needs approval oder Blocked. Die Regeln gelten für die ganze Site, mit Ausnahmen je Space.

• REGULIT prüft jeden Anhang direkt nach dem Upload. Nicht erlaubte Dateien kommen vom Work Item, ein Kommentar erklärt warum, und ein Protokoll hält Datei, Typ, Regel, Person und Zeit fest.

• Dateien, die eine Freigabe brauchen, warten in deinem eigenen Speicher, in Amazon S3, Google Cloud Storage oder Azure Blob Storage, bis jemand sie freigibt. Keine Daten verlassen deine Cloud.

• Optional vergleicht REGULIT die ersten Bytes einer Datei mit Endung und Typ. So fallen umbenannte Dateien auf, etwa eine .exe, die als .pdf hochgeladen wird.

• Im Kundenportal von Jira Service Management zeigt ein Banner, welche Dateitypen erlaubt sind.

Zur Einordnung: REGULIT regelt, welche Dateitypen in Jira bleiben. Einen Virenscanner ersetzt es nicht. REGULIT gibt es nur für Jira Cloud, nicht für Data Center oder Server.

REGULIT ausprobieren

Du kannst REGULIT 30 Tage kostenlos im Atlassian Marketplace testen oder dir die App in einer Demo zeigen lassen . Mehr erfährst du auf regulit.app .